La implementación de un nuevo sistema POS o sistema de punto de venta puede requerir altos costos de inversión. Para los pequeños minoristas en particular, es importante mantener los costos fijos a un nivel bajo para poder generar ganancias rápidamente. Al mismo tiempo, para ejecutar un negocio exitoso, incluso los pequeños minoristas deben equiparse con una solución innovadora que respalde un flujo de trabajo eficiente.

Cuando se busca una solución de punto de venta, los minoristas pequeños deben observar no solo el software POS, sino también todos los sistemas que necesitan conectarse al sistema de punto de venta, y la flexibilidad general.

Aquí hay cuatro características que los minoristas pequeños deben buscar en un software POS para poder tomar la decisión correcta al elegir el software de punto de venta.

1. Capacidad de expansión

Algunas de las principales ventajas competitivas de los pequeños minoristas son una jerarquía plana y una estructura corporativa flexible. Las pequeñas empresas pueden reaccionar instantáneamente a los cambios en el mercado o en su estructura interna. El software de punto de venta POS ideal debe ser compatible con esta agilidad.

En las primeras etapas, un pequeño negocio minorista puede tener solo algunas tiendas y solo necesita funcionalidades estándar; y, sin embargo, le recomendamos que vigile el futuro y elija un sistema con alta flexibilidad y que ofrezca varias posibilidades de expansión.

Elija un sistema diseñado para el crecimiento, y una vez que decida expandir su negocio, podrá agregar terminales POS en nuevas tiendas o implementar nuevas funcionalidades fácilmente, con bajo esfuerzo y costos. Si planea completar una implementación en un corto período de tiempo, es importante trabajar en estrecha coordinación con su socio de implementación.

2. Una solución completa con funcionalidades de back-office

Las pequeñas empresas a menudo no tienen un sistema de oficina profesional. El inventario quizás se administre a través de Microsoft Excel.

Este tipo de soluciones de software dispares puede parecer una buena opción, ya que tienen un costo inicial bajo. A largo plazo, sin embargo, a menudo resultan ser una opción muy costosa, ya que los datos deben integrarse y reproducirse manualmente . Las soluciones de software como Kenware incluyen un sistema de back office que puede realizar toda la funcionalidad que necesita un pequeño minorista . No se necesita un sistema ERP adicional, que podría sobrecargar a las pequeñas empresas. Además, con este tipo de configuración, la administración del inventario, los precios y los artículos es muy eficiente, ya que todo se lleva a cabo en el mismo sistema.

3. Una solución delgada

Comenzar un nuevo viaje siempre es difícil. Para progresar, es esencial dar un paso a la vez. Dependiendo de las especificaciones de la solución, los sistemas POS actuales ofrecen numerosas funciones. Muchos de ellos son útiles, pero no necesariamente al principio . Antes de comenzar una implementación del sistema de punto de venta, los pequeños minoristas deben aclarar qué funciones realmente necesitan desde el principio. Una definición poco clara de los requisitos puede provocar un gran esfuerzo de desarrollo para funciones que solo se utilizan mucho más tarde o, lo que es peor, nunca. Recuerde que, en el futuro, siempre puede expandir o reconfigurar el sistema de punto de venta , por ejemplo, a medida que cambian sus requisitos o a medida que su empresa crece.

Una vez que haya definido sus prioridades, el enfoque al elegir el software POS debe ser la simplicidad, la velocidad y la flexibilidad para todas las funciones clave.

4. Hardware compacto y movilidad

Además del software, una parte sustancial de los costos de inversión tiene que ver con el hardware. Al implementar una nueva solución de punto de venta POS, el minorista también debe considerar el gasto para el equipo de hardware necesario , como un terminal POS, una impresora de tickets, un monitor, un escáner de código de barras, un lector de tarjetas, etc. ¡Y no olvide multiplicar esta lista de equipos para cada terminal POS!

Algunas soluciones de software también pueden ejecutarse en dispositivos móviles . Esto le permite equipar un teléfono móvil estándar con una «chaqueta de venta minorista» y usarlo como un Punto de venta. La chaqueta de venta minorista incluye un escáner de código de barras y puertos USB para conectar otros dispositivos, como impresoras. Este tipo compacto de solución no solo mantiene bajos los costos de inversión, sino que también es flexible y orientada al futuro, lo que permite a los minoristas atender a los clientes y cerrar las ventas en cualquier lugar de la tienda. Por lo tanto, recomendamos elegir un software que también ofrezca una solución móvil, ya que le permitirá ahorrar en costos de hardware y ganar movilidad .

 

Hoy en día, las empresas minoristas grandes y pequeñas se enfrentan a cambios rápidos y una fuerte competencia. Las demandas de presencia multicanal, la administración compleja de inventario y la necesidad de mejorar el servicio al cliente presentan a los minoristas un número creciente de desafíos en sus operaciones diarias. Para ser efectivo y evitar retrasos y errores dañinos, el software de Punto de Venta POS de la compañía y los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales ERP deben estar perfectamente integrados.

Cada empresa minorista es diferente

Según nuestra experiencia, las empresas pequeñas y grandes comparten un rasgo: tienen requerimientos individuales para su propio sistema ERP y su software POS de punto de venta. En la mayoría de los casos, es necesario mapear una serie de ajustes y procesos y adaptar el marco estándar del ERP. Si el socio de implementación solo tiene un conocimiento limitado del sistema ERP existente, estas adaptaciones específicas de la empresa pueden generar problemas para las grandes organizaciones. E incluso cuando el socio está bien informado, puede ser muy difícil integrar varios canales de ventas con el sistema CRM y ERP de la compañía.

En las organizaciones grandes, un software ERP existente a menudo está vinculado a otros sistemas de TI diferentes, como ERP, CRM y una tienda en línea. Sin embargo, es común que las diferentes plataformas no puedan comunicarse correctamente. Esta desconexión puede ser una fuente de problemas, causando datos inconsistentes y costos no controlados. Es de suma importancia que los diferentes sistemas dentro de una empresa se comuniquen perfectamente entre sí, y que se correspondan con todo el proceso. Una implementación exitosa del sistema de punto de venta depende en gran medida de la experiencia existente del socio de implementación.

Un punto de venta que se integra fácilmente con grandes ERP

En CoHerDi tenemos una amplia experiencia implementando sistemas POS en ERP medianos y grandes. Uno de los productos que a menudo recomendamos es MyBusiness POS, un potente software POS que se puede conectar fácilmente a cualquier sistema ERP (los proyectos anteriores incluyen integraciones con SAP, Oracle y Infor ERP) a través de una arquitectura de integración inteligente. Nuestros clientes son compañías de diversos tamaños, desde minoristas medianos hasta grandes organizaciones, que utilizan MyBusiness POS como oficina para administrar sus ventas y tareas orientadas al cliente, mientras que el sistema ERP se encarga de las tareas de back-office. Gracias al flujo continuo de datos desde el sistema ERP al POS y viceversa, estas compañías siempre tienen datos uniformes en todo su negocio., lo que también les ayuda a mantener sus costos bajo control. Veamos un ejemplo de una integración típica de MyBusiness POS con SAP ERP.

Un ejemplo: integración con SAP ERP estándar

Cuando MyBusiness POS está conectado a un gran sistema ERP, hay diferentes posibilidades de integración disponibles. Cómo se verá la integración en casos individuales depende de la arquitectura del sistema ERP existente.

En el siguiente ejemplo, MyBusiness POS está integrado con un sistema SAP ERP estándar. La comunicación entre el sistema ERP y MyBusiness POS ocurre a través de la conexión SAPIDOC estándar. Los datos requeridos, por ejemplo, precios o información del artículo, se descargarán del sistema ERP y se enviarán a MyBsuness POS. Después de una transacción, los datos de ventas se enviarán a través de la carga desde el punto de venta a la administración integrada de POS DATA de SAP, y luego a la base de datos de Business Intelligence. Además, la base de datos ERP se actualiza con los datos del PDM. La integridad de los datos se encuentra en la ERP de la organización y en la Base de datos de inteligencia empresarial.

Aquellas compañías que poseen más de un punto de venta en México, por ejemplo, deben buscar una solución para mantener un orden que les permita estar al tanto de todas aquellas actividades que hacen a la vida comercial del negocio. Ya sea la gestión de compras, ventas, producción de stocks, gestión contable (contabilidad de clientes, de proveedores, activos, personal, etc.), planificación, logística, entre otros. El control de todo esto, que parece imposible de manejar, puede resultar una tarea muy sencilla si se recurre al lugar adecuado. La idea básica es automatizar todos los procesos mencionados anteriormente. Punto de Venta o POS (por sus siglas en inglés) y Enterprise Resource Planning o ERP (por sus siglas en Inglés) se unieron una suerte de fusión de software de gestión integrada en la que los distintos módulos que hacen a una empresa se encuentran conectados en un mismo lugar llamado base de datos. Allí quedan registradas todas y cada una de las transacciones comerciales realizadas en todos los puntos de venta de una misma empresa. Cada módulo se corresponde con un área de gestión garantizando así una unidad en la información de la empresa en cuestión.

Este software innovador permite realizar, además de las actividades mencionadas más arriba, otras tareas como las de mantener la lista de precios actualizada junto con las promociones vigentes, un seguimiento cuidadoso de los clientes de crédito y la respectiva cobranza, entre otros trabajos. Este software se ha desarrollado con éxito y resultó ser la solución para muchísimas compañías que necesitaban mantener un control y un orden en su actividad comercial. Este sistema se puede aplicar a restaurantes, farmacias o tiendas de abarrotes. Por ejemplo, en el caso de los negocios gastronómicos, que de por sí revisten una complejidad especial, se encuentran los módulos Salón, Caja, Cocina/Producción y el de Administración. Cada rubro presenta particularidades que deben ser atendidas para que el sistema funcione de manera eficiente y sea eficaz. Toda empresa que presente diferentes puntos de venta debería acceder a este tipo de programas que no hacen otra cosa que optimizar los resultados financieros. Cabe aclarar que si bien se hace referencia a este programa como “software”, también se incluyen dispositivos físicos como escáneres, lectores de barra, etc. que complementan el funcionamiento de dichos sistemas. La inversión es mínima en comparación con los beneficios que se obtendrán. Es hora de abrirle las puertas a la tecnología y a Internet y de disfrutar sus bondades.

Cada día más personas, ya sea por negocios o finanzas personales, requieren declarar impuestos. Este se ha traducido en que muchas empresas comiencen a ofrecer servicios de facturación electrónica.

 

Esto es especialmente cierto para México. De acuerdo a la legislación vigente, a partir del 1 de enero de 2014, es obligatorio el uso de factura electrónica para todos los contribuyentes. A pesar de que se difundió la información con el tiempo necesario, muchas personas entraron en pánico, seguramente, por falta de adecuada asesoría. También, algunas compañías aprovecharon el pánico para vender servicios innecesarios a clientes que se entregaron al pánico.

 

Sin embargo, hay muchas opciones en el mercado para quién busca servicios de facturación electrónica. Para empezar, por supuesto,  puedes contratar una empresa que las haga por ti. Esta es una buena opción si quieres ahorrar tiempo o no cuentas con conocimientos o personal dedicado a estas tareas. Muchas de estas compañías ofrecen servicios muy completos y que se ajustan a distintas necesidades y gamas de precios. Por ejemplo, te ofrecen el servicio de facturación en línea, para que tú y tus clientes puedan realizar todos los trámites necesarios desde su lugar favorito, simplemente con una computadora y acceso a internet. Si esto fuera poco, también pueden ofrecerte un software especial para tu empresa, justo con las necesidades específicas de tu ramo. Esta es una gran ventaja, pues así podrías tener un producto único, que no solo está pensado especialmente para ti, sino que, en un futuro, se le podrían realizar las adecuaciones necesarias conforme cambie tu empresa, tus clientes y todas tus necesidades.

 

Además, si no deseas realizar tu mismo los servicios de facturación electrónica, estas empresas también te ofrecen integrarse, de la mejor manera posible, a las capacidades y funciones de tu equipo contable. Por ejemplo, ofrecen servicios de integración y timbrado de factura electrónica CFDI.

 

Por otro lado, si prefieres realizar estos procedimientos dentro de tu propia empresa, tampoco es una tarea demasiado difícil. Lo primero que debes tener claro son las necesidades y capacidades de tu empresa. Posteriormente, debes de acercarte a una compañía que cuente con la tecnología y personal capacitado para poder asesorarte exitosamente sobre todos los servicios de facturación electrónica que pueda requerir tu empresa.

 

Por ejemplo, si ya estás usando algún tipo de software contable o un sistema de punto de venta instalado en tu negocio, lo más probable es que, un consultor capaz, pueda ofrecerte opciones que se adapten y trabajen perfectamente con todas las herramientas que ya cuentas.

 

No dudes en acercarte a un especialista y compartirle todas tus dudas. Este es un proceso, que si bien no es tan complicado como te lo han hecho pensar, si están en juego dos de las cosas más importantes para tu negocio: Tus clientes y tu dinero.